Te traag, te complex, te ondoorzichtig: federale Ombudsman bundelt structurele problemen bij de migratiediensten

Het verslag vertrekt vanuit de aanhoudende klachten die de federale Ombudsman ontving over problemen met de behandeling van visum- en verblijfsaanvragen door de Dienst Vreemdelingenzaken en de FOD Buitenlandse Zaken. De klachten gaan vooral over lange wachttijden, gebrekkige informatie, moeilijke toegankelijkheid, onduidelijke communicatie en beslissingen die onvoldoende worden uitgelegd. Ze tonen ook dat er vaak te weinig rekening wordt gehouden met de persoonlijke situatie en de grondrechten van burgers.  

Het probleem is niet nieuw: migratie is al enkele jaren de grootste klachtencategorie bij de federale Ombudsman. In 2023 ging 36,54% van de ontvankelijke klachten over asiel en migratie. In 2024 steeg dat aandeel naar 43,23%, en in 2025 bleef het met 43,53% bijzonder hoog.  

Het gaat niet om losse problemen, maar om hardnekkige knelpunten in de behandeling van visum- en verblijfsdossiers. “Voor elk probleem waarmee mensen ons de afgelopen jaren contacteerden, speelden wij onze rol als ombudsman en gingen we in dialoog met de bevoegde administratie. In sommige dossiers konden we zo een oplossing vinden en konden bijvoorbeeld mensen die hier een huwelijk of begrafenis van een familielid wilden bijwonen alsnog bij hun familie zijn op dit belangrijk moment, konden mensen die hier al wonen veel te laat maar uiteindelijk toch hun verblijfsvergunning verlengen en vermijden dat hun arbeidscontract beëindigd werd, konden minderjarige kinderen na lang wachten bij hun ouders in België komen verblijven, enz.  Maar na elk opgelost individueel probleem ontvangen we weer een klacht, over hetzelfde probleem… En zo gaat dat al jaren. Sommige klachten behandelen we daardoor niet meer individueel. De migratiediensten leveren inspanningen om de situatie te verbeteren maar dit volstaat niet. We vragen dringend structurele ingrepen en met dit verslag willen we bijdragen aan een duurzame oplossing,” verklaart federaal ombudsman David Baele.  

In zijn aanbevelingen wijst de federale Ombudsman op de noodzaak om niet alleen te investeren in een betere dienstverlening, maar ook te voorzien in heldere regelgeving, transparante procedures en het bewaren van het juiste evenwicht tussen controle en bescherming van rechten.

Hieronder lichten we enkele van de terugkerende problemen in de klachten toe.

• Te lange behandeltermijnen

De behandelingsduur van de aanvragen voor verblijfstitels en voor visa voor lang verblijf is één van de grootste oorzaken van de klachten bij de federale Ombudsman.

Eén van de problemen die de federale Ombudsman al jaren aankaart, gaat over de vernieuwing van verblijfsvergunningen. Het gaat om buitenlanders die hun tijdelijke verblijfstitel willen vernieuwen, zoals studenten uit derde landen en personen die een verblijfstitel om humanitaire reden verkregen hebben. Zij dienen hun aanvraag meestal op tijd in, maar moeten daarna vaak weken of maanden wachten op een beslissing. Omdat de tijdige vernieuwing van hun verblijfstitel uitblijft, kunnen ze geconfronteerd worden met het verlies van hun job, zijn weinig werkgevers en verhuurders geneigd hen een contract te geven, en wordt het moeilijk om te reizen of om zich online te identificeren.  

De federale Ombudsman vraagt om dringend alle nodige maatregelen te nemen zodat de Dienst Vreemdelingenzaken de aanvragen voor vernieuwing van een verblijfstitel voor de vervaldatum kan behandelen. Zolang dit niet mogelijk is, zouden buitenlanders op het moment dat hun verblijfstitel verstrijkt en ze geen beslissing hebben ontvangen, een elektronische verblijfstitel moeten krijgen waarmee ze zich vrij kunnen bewegen en hun rechten volledig kunnen uitoefenen.

• Gebrekkige motivering

De federale Ombudsman ontvangt jaarlijks talrijke klachten waarin de burgers aanvoeren dat de beslissing van de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) niet goed genoeg gemotiveerd is.

De burgers geven onder meer aan dat de DVZ bepaalde belangrijke elementen of argumenten van het dossier niet in aanmerking heeft genomen of deze verkeerd geïnterpreteerd heeft. In een aantal gevallen bevat de beslissing een stereotiepe standaardmotivering, die geen rekening houdt met de specifieke elementen van het dossier.

De klachten over de gebrekkige motivering gaan over verschillende types van weigeringsbeslissingen over visum- en verblijfsaanvragen zoals visa kort verblijf, studentenvisa en visa voor gezinshereniging. In een nieuwe aanbeveling in het verslag vraagt de federale Ombudsman aan de Dienst Vreemdelingenzaken om alle beslissingen in rechte en in feite te motiveren zoals het hoort.

• Procedurele pingpong

De federale Ombudsman wil ook een einde zien aan de “procedurele pingpong” of “carrousel”. Dat gebeurt wanneer de Raad voor Vreemdelingsbetwistingen een weigeringsbeslissing van de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) vernietigt, deze opnieuw een nieuwe beslissing moet nemen, die opnieuw negatief is, omwille van een ander element in het dossier. De betrokkene gaat dan opnieuw in beroep. Dit probleem komt vooral voor bij aanvragen voor medische regularisatie, maar ook steeds meer in aanvragen voor studentenvisa en soms ook in andere dossiers. Zo raken sommige mensen jarenlang vast in een opeenvolging van weigeringen en nieuwe procedures, zonder duidelijk eindpunt. Voor burgers betekent dat blijvende onzekerheid, extra kosten en vaak een zware impact op hun gezinsleven, gezondheid, studies of verblijfsstatuut.  

Volgens de federale Ombudsman tasten de vele opeenvolgende procedures het vertrouwen in de overheid aan en tonen ze dat de procedure in de praktijk niet altijd echt doeltreffend is. Hij beveelt aan dat de Dienst Vreemdelingenzaken de beslissingen van de Raad voor Vreemdelingsbetwistingen monitort en rekening houdt met deze rechtspraak. Daarnaast roept de federale Ombudsman het Parlement op om het recht op een effectief rechtsmiddel te garanderen voor wie in beroep wil gaan tegen een administratieve beslissing.

• Gebrekkige toegankelijkheid, informatie en communicatie

Uit de klachten blijkt dat aanvragers onvoldoende worden geïnformeerd over de voorwaarden die ze moeten vervullen om een visum of verblijfsvergunning te krijgen. De complexe regelgeving en het ontbreken van toegankelijke, begrijpelijke communicatie zorgen ervoor dat mensen vaak niet weten welke documenten nodig zijn.  

Mensen ervaren daarnaast moeilijkheden om überhaupt een aanvraag in te dienen. Door de plaatselijke omstandigheden is het soms erg moeilijk – zelfs onmogelijk – om een afspraak te krijgen om een aanvraag in te dienen of om de bevoegde diplomatieke post te contacteren. Deze aanvraag moet in persoon worden ingediend, en dat kan problematisch zijn. Het indienen op afstand is al mogelijk voor bepaalde aanvragen gezinshereniging.  De federale Ombudsman herhaalt in het verslag dus zijn aanbeveling om grondig de manier van indienen van visumaanvragen te herbekijken.  

De federale Ombudsman geeft in het verslag heel wat voorbeelden van dossiers die hij behandelde. De voorbeelden illustreren de structurele knelpunten die hij aankaart. Hieronder een voorbeeld van een dossier gezinshereniging.

Mevrouw Mulaya* werkt en woont in België met een verblijfsvergunning (A-kaart). Haar echtgenoot en hun twee kinderen van 7 en 10 jaar zijn in Congo gebleven. Ze vragen gezinshereniging aan met hun vrouw en moeder en dienen in oktober 2023 een visumaanvraag in. Eind december vraagt mevrouw Mulaya de vernieuwing aan van haar verblijfsvergunning, die in februari 2024 afloopt.

In april 2024 wijst de dienst Gezinshereniging van de DVZ de visumaanvragen van de kinderen af omdat hun geboorteakten een fout bevatten in de geboortedatum van mevrouw Mulaya. Deze moeten worden verbeterd. Bovendien stelt de dienst vast dat het Bureau lang verblijf van de DVZ de vernieuwing van de verblijfsvergunning van mevrouw Mulaya nog niet heeft goedgekeurd. Hij deelt mevrouw Mulaya dan ook mee dat de behandeling van de aanvraag van haar echtgenoot wordt opgeschort en dat deze aanvraag “niet meer kan worden behandeld als haar verblijfsvergunning niet vóór juni wordt vernieuwd”.

Het Bureau lang verblijf heeft een structurele achterstand bij de behandeling van aanvragen tot verlenging van het verblijf. De federale Ombudsman komt tussen om ervoor te zorgen dat de aanvraag van mevrouw Mulaya wordt behandeld. Haar verblijfsvergunning wordt vervolgens in mei vernieuwd en begin juni verleent de dienst Gezinshereniging een visum aan haar echtgenoot.

Ondertussen heeft het gezin verbeterde vonnissen van de geboorteakten van de kinderen verkregen. Aangezien hun eerste aanvragen zijn afgewezen, moeten de kinderen een tweede visumaanvraag indienen met de gecorrigeerde geboorteakten. Zij moeten dus een nieuwe beslissing afwachten die binnen negen maanden wordt genomen, terwijl hun vader onmiddellijk naar hun moeder kan komen.

*Omwille van privacyredenen hebben we een fictieve naam gebruikt.  

Dit verslag vertrekt vanuit de aanhoudende klachten over migratie die de federale Ombudsman de voorbije jaren ontving. Het behandelt de situatie van burgers die via wettelijke weg naar België willen migreren en kaart de problemen aan die daarmee gepaard kunnen gaan. Waar vinden ze informatie, is die duidelijk? Hoe en waar moeten ze een aanvraag indienen? Hoe wordt die behandeld? Daarmee richt het verslag zich specifiek op de diensten van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken en van de Dienst Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken (DVZ).

Het doel van het verslag is tweeledig. Op basis van zijn wettelijke opdracht wil de federale Ombudsman enerzijds de beleidsmakers en de bevoegde administraties ondersteunen bij de verbetering van de werking van de migratiediensten. Anderzijds wil hij waken over de rechten van migrerende burgers en het vertrouwen in de overheid helpen herstellen.

Voor het verslag overlegde hij met de Dienst Vreemdelingenzaken en de FOD Buitenlandse Zaken, die de kans kregen de tekst in te kijken en hun opmerkingen gaven. Ze reageerden op de aanbevelingen en tonen zich bereid ze zorgvuldig te onderzoeken.

Het verslag bevat aanbevelingen aan de betrokken administraties, de minister van Asiel en Migratie en het Parlement. Het werd aan hen bezorgd, net als aan de minister van Buitenlandse Zaken.