Hieronder lichten we enkele van de terugkerende problemen in de klachten toe.
Te lange behandeltermijnen
De behandelingsduur van de aanvragen voor verblijfstitels en voor visa voor lang verblijf is één van de grootste oorzaken van de klachten bij de federale Ombudsman.
Eén van de problemen die de federale Ombudsman al jaren aankaart, gaat over de vernieuwing van verblijfsvergunningen. Het gaat om buitenlanders die hun tijdelijke verblijfstitel willen vernieuwen, zoals studenten uit derde landen en personen die een verblijfstitel om humanitaire reden verkregen hebben. Zij dienen hun aanvraag meestal op tijd in, maar moeten daarna vaak weken of maanden wachten op een beslissing. Omdat de tijdige vernieuwing van hun verblijfstitel uitblijft, kunnen ze geconfronteerd worden met het verlies van hun job, zijn weinig werkgevers en verhuurders geneigd hen een contract te geven, en wordt het moeilijk om te reizen of om zich online te identificeren.
De federale Ombudsman vraagt om dringend alle nodige maatregelen te nemen zodat de Dienst Vreemdelingenzaken de aanvragen voor vernieuwing van een verblijfstitel voor de vervaldatum kan behandelen. Zolang dit niet mogelijk is, zouden buitenlanders op het moment dat hun verblijfstitel verstrijkt en ze geen beslissing hebben ontvangen, een elektronische verblijfstitel moeten krijgen waarmee ze zich vrij kunnen bewegen en hun rechten volledig kunnen uitoefenen.
De federale Ombudsman ontvangt jaarlijks talrijke klachten waarin de burgers aanvoeren dat de beslissing van de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) niet goed genoeg gemotiveerd is.
De burgers geven onder meer aan dat de DVZ bepaalde belangrijke elementen of argumenten van het dossier niet in aanmerking heeft genomen of deze verkeerd geïnterpreteerd heeft. In een aantal gevallen bevat de beslissing een stereotiepe standaardmotivering, die geen rekening houdt met de specifieke elementen van het dossier.
De klachten over de gebrekkige motivering gaan over verschillende types van weigeringsbeslissingen over visum- en verblijfsaanvragen zoals visa kort verblijf, studentenvisa en visa voor gezinshereniging. In een nieuwe aanbeveling in het verslag vraagt de federale Ombudsman aan de Dienst Vreemdelingenzaken om alle beslissingen in rechte en in feite te motiveren zoals het hoort.
De federale Ombudsman wil ook een einde zien aan de “procedurele pingpong” of “carrousel”. Dat gebeurt wanneer de Raad voor Vreemdelingsbetwistingen een weigeringsbeslissing van de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) vernietigt, deze opnieuw een nieuwe beslissing moet nemen, die opnieuw negatief is, omwille van een ander element in het dossier. De betrokkene gaat dan opnieuw in beroep. Dit probleem komt vooral voor bij aanvragen voor medische regularisatie, maar ook steeds meer in aanvragen voor studentenvisa en soms ook in andere dossiers. Zo raken sommige mensen jarenlang vast in een opeenvolging van weigeringen en nieuwe procedures, zonder duidelijk eindpunt. Voor burgers betekent dat blijvende onzekerheid, extra kosten en vaak een zware impact op hun gezinsleven, gezondheid, studies of verblijfsstatuut.
Volgens de federale Ombudsman tasten de vele opeenvolgende procedures het vertrouwen in de overheid aan en tonen ze dat de procedure in de praktijk niet altijd echt doeltreffend is. Hij beveelt aan dat de Dienst Vreemdelingenzaken de beslissingen van de Raad voor Vreemdelingsbetwistingen monitort en rekening houdt met deze rechtspraak. Daarnaast roept de federale Ombudsman het Parlement op om het recht op een effectief rechtsmiddel te garanderen voor wie in beroep wil gaan tegen een administratieve beslissing.
Gebrekkige toegankelijkheid, informatie en communicatie
Uit de klachten blijkt dat aanvragers onvoldoende worden geïnformeerd over de voorwaarden die ze moeten vervullen om een visum of verblijfsvergunning te krijgen. De complexe regelgeving en het ontbreken van toegankelijke, begrijpelijke communicatie zorgen ervoor dat mensen vaak niet weten welke documenten nodig zijn.
Mensen ervaren daarnaast moeilijkheden om überhaupt een aanvraag in te dienen. Door de plaatselijke omstandigheden is het soms erg moeilijk – zelfs onmogelijk – om een afspraak te krijgen om een aanvraag in te dienen of om de bevoegde diplomatieke post te contacteren. Deze aanvraag moet in persoon worden ingediend, en dat kan problematisch zijn. Het indienen op afstand is al mogelijk voor bepaalde aanvragen gezinshereniging. De federale Ombudsman herhaalt in het verslag dus zijn aanbeveling om grondig de manier van indienen van visumaanvragen te herbekijken.