De federale Ombudsman kaart problemen aan met de verplichting om persoonlijk aanwezig te zijn bij het aanvragen van een visum

Wie een visum nodig heeft om naar België te komen, moet dit aanvragen bij een diplomatieke post van België die bevoegd is om de aanvraag te behandelen. De aanvrager moet zich persoonlijk aanbieden om de aanvraag te kunnen indienen. In het beste geval is er een Belgische diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging in het land waar de persoon zich bevindt, maar soms moeten aanvragers een grens oversteken om naar een bevoegde post te gaan.  Dat kan 

• omslachtig zijn omdat er extra administratie bij komt kijken;
• duur zijn, bijvoorbeeld omdat een volledige familie tot in het andere land moet reizen;
• gevaarlijk zijn, omdat ze onveilig gebied moeten doorkruisen of niet zeker zijn dat ze na de aanvraag naar hun land zullen kunnen terugkeren. Zo moeten aanvragers uit Afghanistan bijvoorbeeld naar de diplomatieke post in Islamabad (Pakistan) om de aanvraag in te dienen.

Al jaren ontvangt de federale Ombudsman klachten over de moeilijkheden en hindernissen waarmee mensen geconfronteerd worden om een visumaanvraag in te dienen. Een administratie moet voldoende toegankelijk zijn, moet rechtszekerheid bieden en burgers gelijk behandelen. Met de huidige manier van werken is in sommige situaties geen sprake van een kwaliteitsvolle dienstverlening, oordeelt de federale Ombudsman.

Bovendien blijkt uit zijn analyse dat de vereiste om zich persoonlijk aan te bieden om de aanvraag in te dienen weliswaar stevig verankerd is in de administratieve praktijk van de FOD Buitenlandse Zaken en de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ), maar geen wettelijke basis heeft.

De kwestie werd in een dossier gezinshereniging in april 2023 voorgelegd aan het Europese Hof van Justitie. In het zogenaamde “Afrin-arrest” oordeelt het Hof dat de vereiste dat de persoon de aanvraag persoonlijk indient, geen afbreuk mag doen aan het fundamenteel recht op gezinshereniging en dat lidstaten niet systematisch mogen eisen dat aanvragers de aanvraag persoonlijk indienen. Het Hof vraagt dat de lidstaten flexibel zijn en rekening houden met moeilijke omstandigheden. Ze moeten in deze omstandigheden in haalbare alternatieven voorzien zoals een aanvraag per brief of e-mail en kunnen  in een latere fase van de procedure, wanneer dat wel haalbaar is, de persoon vragen om persoonlijk langs te komen.  

Na het arrest van het Europees Hof van Justitie voerde de DVZ een uitzonderlijke “Afrin-procedure” in voor vreemdelingen die zich in een situatie bevinden waarin het onmogelijk of uiterst moeilijk is om hun visumaanvraag gezinshereniging persoonlijk in te dienen. Zij kunnen hun aanvraag via communicatie op afstand (zoals e-mail) indienen bij de Belgische diplomatieke of consulaire post die bevoegd is voor hun verblijfplaats.

Deze procedure is zeker een vooruitgang in een aantal gevallen, maar er blijven problemen.

• Zo blijft de nadruk liggen op het feit dat het indienen op afstand een uitzondering is (het kan enkel in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld als er een gewapend conflict heerst in de regio);
• wordt de procedure niet op dezelfde manier en consequent toegepast in alle diplomatieke posten;
• en zorgt de procedure in sommige diplomatieke posten voor een hoge werklast.

Dit heeft als gevolg 

• dat er nog steeds problemen zijn met de toegankelijkheid van de posten (omdat er soms lange wachttijden zijn voor een afspraak); 
• dat de kwaliteit van de motivering van de weigering van een aanvraag zeer ongelijk kan zijn; 
• en dat er nog steeds rechtsonzekerheid is voor de aanvragers.

De federale Ombudsman stelt ook vast dat dezelfde problemen zich stellen 

• bij andere  visa lang verblijf dan de visa gezinshereniging, bijvoorbeeld humanitaire visa;
• bij andere moeilijkheden dan een gebied moeten doorkruisen waar een gewapend conflict heerst. 

De federale Ombudsman ziet in de oplossingen die voortkomen uit de Afrin-procedure een kans om de procedures voor het indienen van verblijfsaanvragen te herzien, met als doel moderne en innovatieve oplossingen te vinden voor de problemen rond de toegankelijkheid van de diplomatieke posten voor de aanvragers en voor de toename van de werklast in de posten.

De federale Ombudsman overlegde over de problemen die sommige mensen ondervinden met de visumaanvragen met de FOD Buitenlandse Zaken en de DVZ. 

Vandaag bezorgt hij beide overheidsdiensten en het federale Parlement zijn analyse en aanbevelingen om de problematische situaties te verbeteren.