Le Médiateur fédéral pointe les problèmes concernant l’obligation d’être présent en personne lors d’une demande de visa

Toute personne devant demander un visa pour se rendre en Belgique doit introduire sa demande auprès d'un poste diplomatique belge compétent pour traiter cette demande. Le demandeur doit se présenter en personne pour introduire sa demande. Dans le meilleur des cas, il existe un poste diplomatique ou consulaire belge dans le pays où se trouve la personne, mais il arrive parfois que les demandeurs doivent traverser une frontière pour se rendre à un poste compétent. Cela peut   

• être complexe car cela implique une démarche administrative supplémentaire ; 
• être cher, par exemple parce qu’une famille entière doit voyager dans un autre pays ; 
• être dangereux, car ils doivent traverser des territoires non sécurisés ou ne sont pas certains de pouvoir retourner dans leur pays après avoir introduit leur demande. Par exemple, les demandeurs afghans doivent se rendre au poste diplomatique à Islamabad (Pakistan), pour introduire leur demande. 

Depuis plusieurs années, le Médiateur fédéral reçoit des plaintes concernant les difficultés et les obstacles rencontrés par les personnes qui souhaitent introduire une demande de visa. Une administration doit être suffisamment accessible, offrir une sécurité juridique et traiter les citoyens de manière équitable. Le Médiateur fédéral estime que, dans la pratique actuelle, il n'est pas possible d'assurer un service de qualité dans certaines situations. 

 En outre, son analyse montre que l'obligation de se présenter en personne pour introduire la demande est certes solidement ancrée dans la pratique administrative du SPF Affaires étrangères et de l’Office des étrangers (OE), mais qu'elle n'a pas de base légale. 

La question a été soumise à la Cour de justice de l'Union européenne dans le cadre d'un dossier relatif au regroupement familial en avril 2023. Dans l'arrêt dit « Afrin », la Cour estime que l'obligation pour la personne de se présenter en personne pour introduire sa demande ne doit pas porter atteinte au droit fondamental du regroupement familial et que les États membres ne peuvent exiger systématiquement que les demandeurs présentent leur demande en personne. La Cour demande que les États membres fassent preuve de souplesse et tiennent compte des circonstances difficiles. Ils doivent prévoir des solutions alternatives réalisables dans ces circonstances, telles qu’une demande par courrier ou par e-mail, et peuvent, à un stade ultérieur de la procédure, lorsque cela est possible, demander à la personne de se présenter en personne.

Suite à l'arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne, l’OE a mis en place une procédure exceptionnelle, dite « procédure Afrin », pour les étrangers se trouvant dans l'impossibilité ou l'extrême difficulté de déposer en personne leur demande de visa de regroupement familial. Ils peuvent introduire leur demande par voie de communication à distance (par exemple par e-mail) auprès de la représentation diplomatique ou consulaire belge compétente pour leur lieu de résidence. 

Cette procédure constitue évidemment un progrès dans certaines situations, mais des problèmes subsistent. 

• Ainsi, l'accent reste mis sur le fait que l’introduction à distance constitue une exception (il n'est possible que dans certains cas, par exemple en cas de conflit armé dans la région) ; 
• la procédure n'est pas appliquée de manière uniforme et cohérente dans tous les postes diplomatiques ; 
• et la procédure entraîne une charge de travail importante dans certains postes diplomatiques. 

Ce qui a pour conséquence :   

• que des problèmes persistent en matière d'accessibilité des postes (en raison notamment de délais d'attente parfois longs pour obtenir un rendez-vous) ; 
• que la qualité des motifs invoqués pour justifier le refus d'une demande peut être très inégale ; 
• et qu'il existe toujours une incertitude juridique pour les demandeurs. 

Le Médiateur fédéral constate également que les mêmes problèmes se posent : 

• pour les visas de long séjour autres que les visas de regroupement familial, par exemple les visas humanitaires ; 
• pour les difficultés autres que la nécessité de traverser une zone en proie à un conflit armé. 

Le Médiateur fédéral voit dans les solutions issues de la procédure Afrin une opportunité de revoir les procédures d’introduction des demandes de séjour, dans le but de trouver des solutions modernes et innovantes aux problèmes liés à l'accessibilité des postes diplomatiques pour les demandeurs et à l'augmentation de la charge de travail dans les postes. 

 Le Médiateur fédéral a discuté des problèmes rencontrés par certaines personnes dans le cadre des demandes de visa avec le SPF Affaires étrangères et l'OE.  

Il a transmis à ces deux services publics et au Parlement fédéral son analyse et ses recommandations afin d'améliorer les situations posant problèmes.